Informace o ochraně osobních údajů a pravidlech jejich zpracování v programu Zvládání vzteku

Za účelem řádného nakládání s osobními údaji si Vás dovolujeme informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů v programu Zvládání vzteku (dále jen Program) ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) účinného od 25. května 2018.

Účelem tohoto dokumentu je seznámení uživatelů služby a potenciálních uživatelů služby Zvládání vzteku (dále jen „Uživatel“) s pravidly pro získávání, zpracování a ukládání osobních údajů, a zejména s informacemi o tom, jaké osobní údaje program Zvládání vzteku shromažďuje, k jakým účelům, z jakých zdrojů je získává, jakým způsobem program zajišťuje bezpečnost osobních údajů, jakým způsobem osobní údaje zpracovává, jakým subjektům osobní údaje Uživatelů předává a dále jaká jsou práva Uživatelů ve vztahu k jejich osobním údajům zpracovávaným ze strany programu.

V případě, že budete požadovat vysvětlení nebo více detailů o některé konkrétní oblasti, můžete se na nás obrátit e-mailem na praha@zvladanivzteku.cz.

1. Zpracování osobních údajů

1.1. Poskytování služeb v rámci Programu je možné pouze ve spolupráci s Uživateli a s využitím informací získaných od Uživatelů.

1.2. Správcem osobních údajů je Liga otevřených mužů, z.s., jakožto pořadatel programu Zvládání vzteku.

1.3. V souladu se zákonnými pravidly pro zpracování osobních údajů Program zpracovává pro řádný výkon své činnosti minimální rozsah osobních údajů svých Uživatelů po minimální zákonem stanovenou dobu, a to způsobem, který nezasahuje do práv Uživatelů nad nezbytnou míru a zajišťuje maximální ochranu a důvěrnost zpracovávaných informací.

1.4. V rámci zpracování osobních údajů dochází při činnosti Programu k jejich shromažďování a ukládání, zpřístupňování oprávněným osobám a institucím, vyhledávání, třídění, kombinování, pozměňování, blokování, archivaci a likvidaci.

1.5. Osobní údaje poskytnuté Programem jsou zpracovávány nejen za účelem poskytnutí služeb, ale i za účelem dalšího zlepšování kvality jeho služeb, jak je upraveno dále v tomto dokumentu.

2. Rozsah zpracovávaných údajů

2.1. Zpracování osobních údajů je klíčové pro řádné poskytnutí služby a je prováděno v rozsahu nezbytném ke splnění smluvních závazků Programu vůči Uživatelům a k plnění jeho zákonných povinností, příp. k ochraně jeho oprávněných zájmů. V těchto případech není souhlas Uživatele se zpracováním jeho osobních údajů vyžadován.

2.2. Poskytnuté osobní údaje rovněž mohou být zpracovávány v přísně anonymizované podobě i k vědeckým a statistickým účelům. Takové zpracování údajů rovněž není podmíněno udělením souhlasu ze strany Uživatele.

2.3. V případě kontaktu mezi Programem a Uživatelem či potenciálním Uživatelem zpracovává Program za účelem splnění smluvních a zákonných povinností pro řádné poskytování služeb tyto osobní údaje jeho osoby:

– Jméno a příjmení;

– Datum narození;

– Trvalé bydliště;

– Kontaktní údaje (Telefon, E-mail);

– Další rodinní příslušníci;

– V případě potřeby i tzv. zvláštní kategorii osobních údajů typu národnost, náboženské vyznání, filosofické přesvědčení a zdravotní stav.

3. Účely zpracování

3.1. Zpracování osobních údajů Uživatelů je prováděno primárně za účelem plnění smlouvy a zákonných povinností Programu.

3.2. Za účelem splnění výše uvedených povinností a smluvních závazků je Program povinen zpracovávat osobní údaje v nezbytném rozsahu bez souhlasu Uživatele. Jedná se zejména o následující zpracování osobních údajů nutné k poskytování poradenství na základě uzavřených smluv a zákonných povinností:

a) Při dobrovolné, doporučené či soudem nařízené účasti v Programu

– mapování a posouzení situace v partnerském vztahu,

– individuální a skupinová terapie,

– poskytování informací o průběhu terapie soudům, policii a příslušným orgánům sociálně-právní ochrany dětí (dále jen OSPOD) na základě jejich předchozího vyžádání.

b) Při vědeckém výzkumu:

– spolupráce s výzkumnou agenturou a výzkumným pracovištěm, při níž jsou výstupy užívány v mezinárodních srovnáních, na konferencích, ve výročních zprávách apod., vždy přísně anonymizovaně.

5. Lhůty

5.1. Osobní údaje Program uchovává pouze po dobu trvání smlouvy o poskytování odborného poradenství či soudem nařízené terapie a po dobu 10 let od okamžiku zániku smlouvy či ukončení soudem nařízené terapie. Tato doba vychází z obecné objektivní promlčecí lhůty pro případné uplatnění majetkových práv v souladu s § 629 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

5.2. Program uchovává osobní údaje poskytnuté se souhlasem Uživatelů po dobu trvání souhlasu a po jeho odvolání po dobu uvedenou v souhlasu.

5.3. Po uplynutí úložní lhůty jsou veškeré osobní údaje Uživatele zlikvidovány nebo anonymizovány, čímž je identifikace osoby a možnost užití jejích osobních údajů trvale znemožněna.

6. Bezpečnost a ochrana osobních údajů

6.1. Program přijal organizační a technická opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů svých Uživatelů.

6.2. Osobní údaje zpracovávané Programem papírovou formou jsem uchovávány v uzamykatelné skříni v uzamykatelné kanceláři v sídle nebo pobočkách Programu.

6.3. K osobním údajům má přístup pouze nezbytný počet osob kompetentních k poskytování služeb danému Uživateli. Program dbá na to, aby všechny osoby, které jakýmkoli způsobem přijdou do styku s osobními údaji Uživatelů, dodržovaly standardy pro zajištění bezpečnosti na vysoké úrovni.

6.4. Všichni spolupracovníci jsou smluvně vázáni slibem mlčenlivosti. V případě, že by i přes tato přijatá opatření došlo k vzniku škody způsobené nesprávným zpracováním, zpřístupněním nebo zveřejněním osobních údajů, Program se zavazuje poskytnout veškerou součinnost Uživateli k odstranění závadného stavu.

6.5. V případě, že dojde k neoprávněnému zásahu nebo úniku osobních údajů Uživatele a taková situace bude představovat vysoké riziko pro práva a svobody Uživatele, Program má povinnost toto porušení bez zbytečného odkladu (do 72 hodin) oznámit Uživateli a Úřadu pro ochranu osobních údajů.

6.6. Oznámení podle bodu 6.4 se nevyžaduje, je-li splněna některá z těchto podmínek:

– Program zavedl technická a organizační ochranná opatření, na základě nichž jsou osobní údaje nesrozumitelnými pro kohokoli, kdo není oprávněn k nim mít přístup, jako je například šifrování nebo pseudonymizace a tato opatření byla použita;

– Program přijal následná opatření, která zajistí, že riziko pro práva a svobody Uživatele se neprojeví.

7. Zpřístupnění a zpracování třetími osobami

7.1. Za účelem splnění povinností plynoucích ze smlouvy o poskytování odborného poradenství a zákonných povinností předává Program osobní údaje Uživatelů následujícím subjektům:

– OSPOD,

– soud,

– Policie ČR,

– Ministerstvo práce a sociálních věcí.

7.2. Za účelem zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů a splnění zákonných povinností při ukládání a archivaci využívá Program zabezpečený elektronický systém poskytovaný externí firmou sídlící na území Evropské unie. Tato firma je tzv. Zpracovatel osobních údajů a Program má se Zpracovatelem uzavřenou zpracovatelskou smlouvu.

8. Práva a povinnosti Uživatele

8.1. V případě, že se Uživatel domnívá, že Program provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromí či jeho osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může Uživatel zaslat Programu námitku nebo jej požádat o vysvětlení oznámením učiněným na adrese praha@zvladanivzteku.cz a dále požadovat, aby Program zajistil nápravu. Nápravou se rozumí zejména blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidace osobních údajů.

8.2. O provedených změnách, opravách, doplnění nebo výmazech osobních údajů informuje Program všechny zpracovatele a příjemce uvedené v článku 7.1 a 7.2 bez zbytečného odkladu s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo by takové informování vyžadovalo nepřiměřené úsilí. Program informuje Uživatele o těchto příjemcích, jen pokud to bude Uživatel požadovat.

8.3. Uživatel má právo požadovat od Program sdělení, jaké osobní údaje o něm zpracovává. Program sdělí informaci Uživateli bez zbytečného prodlení, nejpozději do 30 dnů od doručení žádosti. V případě, že by poskytnutí informací v uvedené lhůtě nebylo možné, vyrozumí o tom Program Uživatele včetně informace o důvodech bránících splnění předepsané lhůty. Za poskytnutí informací může Program požadovat po Uživateli pouze úhradu administrativních nákladů nepřesahujících náklady na poskytnutí informací Uživateli.

8.4. Program ukončí zpracování a vymaže osobní údaje Uživatele v případě, že:

– osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

– Uživatel odvolal souhlas se zpracováním osobních údajů, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;

– Uživatel vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují žádné závažné oprávněné důvody pro zpracování;

– osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

– osobní údaje musejí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo jejího členského státu vztahující se na Program.

8.5. Program není povinen provést výmaz osobních údajů, jestliže je zpracování nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informace, pro splnění právní povinnosti, pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu, z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely a pro uplatnění nebo obhajobu právních nároků.

8.6. Za účelem zpracovávání přesných a pravdivých osobních údajů je Uživatel povinen informovat Program o změně svých osobních údajů.

8.7. V případě, že Uživatel nebude spokojený s postupem Programu v rámci uplatnění práva na poskytnutí informací, může se obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).